Vol 2, Num 2, Julio-Diciembre 2022, pp 105 al 114
ISSN: 2796-9320
Diseño de un sistema gestión de procesos con algoritmos de semaforización y jerarquía organizacional para
instituciones de educación superior: un caso de estudio en Ecuador
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Recibido: 18 de Marzo 2022 / Aceptado: 01 de Junio 2022 /Publicado: 01 de Julio 2022
Sección: Ciencias de la Ingeniería
Artículo de Investigación Original
https://doi.org/10.55204/trc.v2i2.43
Diseño de un sistema gestión de procesos con algoritmos de semaforización
y jerarquía organizacional para instituciones de educación superior: un
caso de estudio en Ecuador
Design of a process management system with traffic light algorithms and organizational
hierarchy for higher education institutions: a case study in Ecuador
Verónica Marcela Zapata Yánez
1 [0000-0002-9111-3742]
, Jessica Pilar Alejandro Becerra
2[0000-0003-1612-2988]
, David
Esteban Galarza García
1[0000-0003-1313-6786]
, & Cristian Stalin Sancho López
2[0000-0002-2974-5896]
1
Instituto Tecnológico Superior Quito Metropolitano, Ecuador
2
Instituto Superior Tecnológico Huaquillas, Huaquillas, Ecuador
1
{vzapata,dgalarza}@itsqmet.edu.ec;
2
{jpalejandro, cssancho}@isthuaquillas.edu.ec
Resumen. El presente trabajo de investigación, describe el desarrollo de un sistema para el control de gestión de
procesos, bajo software libre en una institución de educación superior, caso de estudio Instituto Vicente León de
la ciudad de Latacunga, a partir de algoritmos de semaforización, en base a jerarquía organizacional con
indicadores de cumplimiento, con el objetivo de mejorar la gestión, control y monitoreo de la diferentes
actividades que cumple una institución de educación superior. Con la finalidad de determinar el estado inicial, se
utilizó el método inductivo - deductivo y las técnicas de observación y entrevistas. Así mismo, para la
implementación de la plataforma informática, se utiliza la metodología XP (Programación Extrema) la cual tiene
como eje principal la filosofía de la utilización de software libre, que permiten obtener un producto de calidad
como herramienta tecnológica. Por otra parte, después de haber realizado las pruebas, con la utilización de la
plataforma web se observa como resultado principal la disminución general del tiempo para la gestión de un
proceso, esto da como efecto inmediato una mejora considerable en cuanto al registro y almacenamiento de
información y una notable disminución de tiempo al momento de realizar un seguimiento o control de los
procesos por parte del personal encargado. Finalmente se puede concluir que el sistema cubre las necesidades en
el registro de procesos y puede ser usada como una herramienta informática que ayuda a la adopción de un
modelo de gestión de procesos y a su gestión.
Palabras clave: Gestión de Procesos, Algoritmos de Semaforización, Plataforma Tecnológica, Educación
superior.
Abstract:This research work describes the development of a system for process management control under free
software in a higher education institution, case study Vicente León Institute in the city of Latacunga, based on
traffic light algorithms, based on organizational hierarchy with compliance indicators, with the aim of improving
the management, control and monitoring of the different activities carried out by a higher education institution. In
order to determine the initial state, the inductive-deductive method was used, as well as observation and interview
techniques. Likewise, for the implementation of the computer platform, the XP (Extreme Programming)
methodology was used, which has as its main axis the philosophy of the use of free software, which allows
obtaining a quality product as a technological tool. On the other hand, after having carried out the tests, with the
use of the web platform the main result is the general reduction of time for the management of a process, this
gives as an immediate effect a considerable improvement in terms of registration and storage of information and a
significant decrease in time at the time of monitoring or control of processes by the personnel in charge. Finally,
it can be concluded that the system covers the needs in the registration of processes and can be used as an
informatics tool that helps the adoption of a process management model and its management.
Keywords: Process Management, Processes Management, Traffic Light Algorithms, Technological Platform,
Higher Education.
Como citar (APA): Zapata Yánez, V. M., Alejandro Becerra, . J. P., Galarza García, D. E., & Sancho López , C. S. (2022).
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educación superior: un caso de estudio en Ecuador . Tesla Revista Científica, 2(2), 105–114.
https://doi.org/10.55204/trc.v2i2.43
INTRODUCCIÓN
La gestión de procesos no es un término nuevo, esto se viene aplicando desde las
actividades realizadas al inicio de la humanidad tal como se menciona en el trabajo de Ruiz et
al.(2019):
Las nociones de calidad y procesos están presentes desde principios de la historia, en
la etapa preindustrial o época artesanal, el hombre demandaba hacer las cosas a cualquier
costo, al procurar satisfacer con su trabajo su orgullo personal y al comprador. (Pag.2)
Lo que se busca con la gestión de procesos es disminuir el tiempo para desarrollar un
producto y sobre todo garantizar la calidad durante la creación del producto o servicio
brindando resultados eficientes, tal como lo menciona Rodríguez y Pérez (2018) “El enfoque
de procesos para la gestión es un principio esencial para ejercer una buena práctica gerencial,
constituyendo a su vez, una premisa de los modelos de excelencia”(pág. 193).
Según Pérez(2012) la gestión de procesos aplicado en una empresa
Permite desplegar la estrategia corporativa mediante un esquema de Procesos Clave.
Entendemos que un proceso merece ser caracterizado como clave cuando está directamente
conectado con la estrategia corporativa, relacionado con algún factor crítico para el éxito de la
empresa o con alguna de sus ventajas competitivas. (Pág.44).
Así mismo Huapaya (2019) sostiene que:
Las instituciones educativas como organizaciones prestas a una gerencia basada en
procesos, deben concebir estrategias para la promoción de una comunicación efectiva y
asertiva, esto permitirá a la comunidad educativa, comunicarse para tomar acciones
favorables al cumplimiento de las metas propuestas, mediante las diversas fases de planeación
del proceso de gestión, permitiendo actuar y verificar en procura de trabajar sobre la base de
una mejora continua, eje fundamental para alcanzar una educación de calidad.(Pág. 248).
La gestión de procesos aplicada en el área empresarial y educativa tienen en común
que buscan la mejora de sus servicios, sin embargo, la principal diferencia entre ellas es el
fundamento de los procesos que se manejan en ellas, otra diferencia prima en la forma de
implementar la gestión, ya que las instituciones educativas esencialmente las públicas,
dependen de su principal steckholder el cual es el estado como lo asegura (Huapaya, 2019), y
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al ser una forma de gestión que recientemente se está introduciendo en este tipo de
instituciones, en muchos de los casos se presenta resistencia por parte de la planta docente y
administrativa, ya que requiere mirar a la institución como un todo.
Considerando lo expuesto, se toma como caso de estudio al Instituto Vicente León,
para verificar como se realiza la gestión de procesos, llegando a identificar que el principal
problema es la inadecuada manipulación de la información al momento de gestionar procesos,
que enmarcan la administración de un centro de educación superior, principalmente al no
poder determinar las etapas y el estado de un proceso, ante la incapacidad de realizar un
seguimiento oportuno y eficaz, se da la intervención de registros manuales e incluso el no
registro de los mismos.
En base al problema se plantea como objetivo desarrollar una plataforma tecnológica
con herramientas de software libre y que permita controlar mediante algoritmos o técnicas de
semaforización la gestión de los diferentes procesos. Además se pretende controlar las
diferentes acciones con los responsables definidos para cada acción, la plataforma tecnológica
tendrá un monitor de control en base a técnicas o algoritmos de semaforización, que permita
de manera jerárquica identificar falencias en los procesos, y, prevenir la manipulación o
visualización de la información por parte de personas ajenas o sin autorización, proporcionará
seguridad e integridad de la información al momento de generar reportes que ayuden en la
toma de decisiones, y de esta manera, brindar un solución que ayude al Instituto Tecnológico
Superior Vicente León a dar un valor agregado de calidad en los servicios que presta.
Finalmente, en la investigación se aplicó métodos y técnicas de investigación como
documental, deductivo, inductivo, de campo que ayudaron a determinar todos los procesos de
gestión con sus responsables en orden jerárquico.
METODOLOGÍA
Metodología de la investigación
La presente investigación, se basa en la investigación cualitativa que permite el
análisis de la información recolectada de las variables para determinar las cualidades de los
resultados obtenidos. Además, se aplicó una investigación bibliográfica para revisar los
conceptos y resultados de otros trabajos similares, así mismo se realizó una entrevista con el
Sr. Rector, encuestas y reuniones de trabajo con los encargados de las diferentes unidades que
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conforman el instituto con la finalidad de obtener la información necesaria para el desarrollo
de la propuesta en base a las necesidades institucionales.
El método empleado fue el inductivo - deductivo el cual permitió determinar los
requerimientos funcionales de la plataforma tecnológica para la gestión de procesos basados
en una síntesis de los problemas o hechos vinculados a la investigación, y en consecuencia
obtener los aspectos más generales que permitan evaluar el desempeño de la propuesta.
Para la presente investigación, se toma en cuenta a las personas involucradas
directamente en la gestión de procesos que lleva a cabo la institución por tal motivo estaría
involucrado directamente el señor rector, y los 5 responsables de las diferentes unidades que
conforman el instituto.
Metodología de desarrollo
La metodología de desarrollo empleado fue la Programación Extrema (XP, Extreme
Programming) la cual es un enfoque para el desarrollo de software que utiliza buenas
prácticas de desarrollo y las lleva a los extremos. Se basa en valores, principios y prácticas
esenciales. Los cuatros valores son: comunicación, simplicidad, retroalimentación y valentía.
Se recomienda a los analistas de sistemas que adopten estos valores en todos los proyectos
que emprendan, no solo cuando recurran a medidas de programación extrema. (Kendall &
Kendall, 2005). La misma que está estructurada tal como se ve en la imagen:
Fuente: (Cevallos, 2017)
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En la etapa de Planificación se determinó las funciones del sistema, características de
los usuarios, restricciones, requerimientos técnicos, requerimientos funcionales en donde se
detalló su funcionalidad a través de casos de uso y diagrama de paquetes. En la fase de diseño
se elaboró diagrama de clases para describir la agrupación de los datos del sistema y las
relaciones, así mismo se utilizó los diagramas de secuencia para indicar el orden de cómo va a
interactuar el usuario y el sistema en cada uno de los procesos. En esta fase el diagrama de
despliegue muestra de forma general la arquitectura en la cual se implementa la solución
informática. En la fase de codificación se procedió a programar la funcionalidad del sistema
en base al flujo de información que se detalló en los casos de uso con el cliente utilizando el
lenguaje de programación PHP acompañado de funciones creadas en JavaScript o jquery, así
mismo se usó MySql como gestor de la base de datos, todo esto implementado en un servidor
Apache bajo el sistema operativo Centos.
RESULTADOS
Con la finalidad de identificar el grado de ayuda brindado por parte del sistema
informático, se crearon unas fichas de observación con la finalidad de registrar los tiempos
con la información preliminar y la post implementación, considera cuatro acciones básicas en
la gestión de proyectos:
• Ingreso o registro de un proyecto.
• Control de responsables
• Control de avance o cumplimiento
• Reporte de procesos por jerarquía
Para poder determinar el tiempo utilizado para las acciones, se utilizó un cronometro
para medir el tiempo que conlleva realizar cada tarea de forma manual en las instalaciones de
la institución y el registro mediante la plataforma tecnológica; primero se las realizó de la
manera tradicional, entrega la información en secretaría y llena a mano solo en un cuaderno, y
posteriormente se realizó la misma acción utiliza la plataforma tecnológica y las herramientas
de desarrollo presentes en el explorador web Firefox, con la cual, se mide los tiempos de
respuesta de una página web. A continuación, se listan las tablas con los resultados obtenidos
de forma manual y usando la herramienta en aquellos procesos seleccionados.
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Tabla 1. Ingreso de un proyecto
Tiempo manual
(minutos)
Tiempo con la
herramienta
(minutos)
Rendimiento
%
Rango de eficacia
20
6,5
67,50%
75% - 100% - Excelente
X
50% - 74% - Bueno
25% - 49% - Regular
<25% - Malo
Elaborado por: Los autores
Tabla 2. Cumplimiento de los responsables
Tiempo manual
(minutos)
Tiempo con la
herramienta
(minutos)
Rendimiento
%
Rango de eficacia
720
9,5
98,68%
X
75% - 100% - Excelente
50% - 74% - Bueno
25% - 49% - Regular
<25% - Malo
Elaborado por: Los autores
Tabla 3. Control de avance o cumplimiento
Tiempo manual
(minutos)
Tiempo con la
herramienta
(minutos)
Rendimiento
%
Rango de eficacia
480
3
99,38%
X
75% - 100% - Excelente
50% - 74% - Bueno
25% - 49% - Regular
<25% - Malo
Elaborado por: Los autores
Tabla 3. Control de procesos por jerarquía
Tiempo manual
(minutos)
Tiempo con la
herramienta
(minutos)
Rendimiento
%
Rango de eficacia
960
15
98,43%
X
75% - 100% - Excelente
50% - 74% - Bueno
25% - 49% - Regular
<25% - Malo
Elaborado por: Los autores
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Figura 2: Análisis comparativo de la estimación de tiempo en base a los resultados obtenidos.
Elaborado por: Los autores
Como se aprecia en la Figura N.- 2 al momento de registrar un nuevo proyecto no se
ve una reducción muy significativa del tiempo empleado, es la más baja de todas las medidas,
esto se debe a la cantidad de información que se registra en el sistema; por otro lado, al
momento de realizar el control o seguimiento, los porcentajes se incrementan, dan una
reducción bastante significativa del tiempo, debido a que solo se presiona en el botón para
poder obtener el reporte deseado.
DISCUSIÓN
Luego de la implementación de la plataforma tecnológica para la gestión de procesos
en la institución tomada como caso de estudio, se demuestra la valoración del sistema web en
la reducción de tiempos para el seguimiento de procesos, sin embargo, uno de los retos con
los que se va a encontrar aquellas instituciones que desean aplicar este tipo de gestión es la
resistencia al cambio, tal como lo indica Huapaya (2019):
La gestión por procesos en las instituciones educativas del Perú, puede considerarse de
recién implementación, lo que involucra un cambio de paradigma en el modelo con el
cual se venía trabajando, requiriéndose esfuerzos por realizar campañas formativas en
las comunidades educativas con la finalidad de asumir asertivamente los cambios
propuestos. (pág. 257).
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Al usar la gestión de procesos en cualquier institución se logra facilitar la
administración de una institución, incrementando la calidad de los mismos, tal como lo
menciona Salvador (2019) “aplicando las pautas y procedimientos correspondientes al
enfoque de gestión por procesos, se ha logrado establecer que el enfoque de gestión por
procesos constituye un factor de mejoramiento de la calidad en la institución educativa San
Francisco de Asís” (pág. 178). Y mucho más si se usa un sistema para su gestión que este
alienado a los objetivos estratégicos de la institución, tal como lo menciona Baldeón, Albuja y
Rivero (2019):
Un eje transversal importante para toda Institución de Educación Superior, es el poseer
un Sistema Integrado de Gestión Estratégica que apoye a todos los niveles de usuarios
como son: estudiantes, administrativos, profesores y sobre todo a las autoridades
mediante la generación de reportes gerenciales para la toma de decisiones. (pág.88)
CONCLUSIONES
Las instituciones de educación superior carecen de un sistema de gestión de procesos
que permitan visualizar a la institución de forma holística, a través de esta investigación se
logró la determinación de los flujos de trabajo e información de los procesos del Instituto
Tecnológico Superior Vicente León, determinando la jerarquía y responsabilidad de las
acciones apropiadas, para cada caso en la gestión del Instituto; y, su implementación en la
plataforma tecnológica, esta información fue el insumo para la creación de la plataforma
informática, posibilitando la automatización de la gestión de procesos.
La aplicación web permite disminuir el tiempo de ejecución de los procesos
seleccionados, lo cual demuestra que el automatizar la gestión de procesos permite mejorar la
calidad en la gestión de una institución de educación superior.
La posibilidad de visualizar la información mediante indicadores semafóricos, en
especial el estado de los proyectos, es un apoyo muy importante en la toma de decisiones de
la persona encargada o responsable de la acción o proceso.
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FINANCIACIÓN
Los autores no recibieron financiación para el desarrollo de la presente investigación.
CONFLICTO DE INTERESES
Los Autores declaran que no existe conflicto de intereses
CONTRIBUCIÓN DE AUTORÍA
Autor
Zapata Yánez, V.
M.,
Alejandro Becerra, .
J. P.
Galarza García, D.
E.,
Sancho López ,
C. S
Participar activamente en:
Planificación y diseño
X
X
Adquisición de fondos
X
X
Administración del proyecto
X
X
Redacción –borrador original
X
X
Redacción –revisión y edición
X
X
Interpretación y validación de resultados
X
X
X
X
La discusión de los resultados
X
X
X
X
Revisión y aprobación de la versión final del
trabajo.
X
X
X
X
RECONOCIMIENTO A REVISORES:
La revista reconoce el tiempo y esfuerzo del editor de sección Cristian Rocha Jácome, y de revisores anónimos que dedicaron su
tiempo y esfuerzo en la evaluación y mejoramiento del presente artículo.
Sarzosa Viera, P. E., Abarca Pérez, E. P., & Sailema Sailema, E. V.
